Haya Real Estate, especializada en la gestión de activos financieros e inmobiliarios, ha desarrollado en conjunto con Canon una herramienta que digitaliza y automatiza los procesos, especialmente en lo que respecta a la gestión de notificaciones emitidas por las Administraciones Públicas.
A través de esta colaboración con Canon, Haya ha logrado obtener de manera automatizada las notificaciones que recibe de las Administraciones Públicas y procesarlas de manera más eficiente. Según explican desde la compañía, esto ha resultado en una notable reducción del riesgo de pérdida o errores humanos, además de duplicar su productividad y establecer un mayor orden interno en la organización.
Tal y como apuntan desde Haya, la empresa se enfrentaba al desafío de atender todas las notificaciones relacionadas con los servicios que ofrece. Estas notificaciones provienen de diversas Administraciones Públicas y alcanzan un volumen considerable.
En la actualidad, la empresa administra una cartera de más de 100.000 activos inmobiliarios distribuidos por toda España. Además, cuenta con activos en más de 8.000 ayuntamientos ubicados en todo el país, los cuales emiten notificaciones de manera frecuente. Estas notificaciones tienen plazos de atención que, de no cumplirse, pueden acarrear sanciones significativas. Por lo tanto, Haya Real Estate necesitaba adaptar su estructura multicliente y multicertificado a un enfoque unificado y de calidad en la gestión.
Fases del proyecto
El proyecto se dividió en dos etapas. La primera etapa consistió en una fase de consultoría llevada a cabo en colaboración con Andersen. Esta consultoría permitió realizar un mapeo exhaustivo de todas las sedes a las que Haya debía acceder, junto con los organismos públicos correspondientes, los activos a gestionar en cada sede, así como los poderes y certificados necesarios.
La segunda etapa se enfocó en el desarrollo de un servicio que integrara la tecnología de Signaturit. Mediante el uso de su plataforma en la nube, se logró centralizar los certificados y realizar un seguimiento de las sedes electrónicas con las que Haya Real Estate se relaciona. Este servicio permite la consulta automatizada de las notificaciones electrónicas publicadas, su descarga y posterior envío a los diferentes departamentos de Haya Real Estate. Además, se incluye un equipo humano adicional que se encarga de garantizar la monitorización del 100% de las sedes electrónicas.